Comment bien rédiger une facture quand on est freelance ?
Découvrez comment facturer quand on est freelance : éléments à faire figurer, paiement de la TVA, template, etc. Ne vous laissez pas impressionner et rendez cette tâche administrative enfantine !
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En freelance, il y a liberté mais aussi la paperasse. Il est notamment essentiel de bien gérer votre facturation. C’est grâce à elle que vous percevrez vos revenus, pourrez suivre votre trésorerie et construire votre projet sereinement. Rien de complexe mais quelques éléments sont à connaître. Quelles mentions sont obligatoires sur une facture ? Quand envoyer une facture à son client ? Existe-t-il des templates de facture ? On vous dit tout.
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La facturation est-elle obligatoire ?
En tant que travailleur indépendant, vous êtes obligés de générer des factures pour les prestations réalisées. Cela permet non seulement à l’État de suivre l’activité et de prélever les taxes associées, mais surtout, cela vous permet de générer de la trésorerie et donc vos revenus.
Bon à savoir : si votre client est un particulier, c’est un peu différent. Il vous suffit alors de fournir un ticket si celui-ci le demande.
6 éléments incontournables sur votre facture
Identité du freelance et du client
Identité du freelance : la facture doit faire apparaître plusieurs points clés (nom et prénom du freelance, téléphone, adresse mail, adresse du siège de l’entreprise, numéro de SIREN, situation vis-à-vis du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS))
Identité du client : la facture doit mentionner plusieurs éléments (identité ou raison sociale, adresse complète, numéro de facture, date d’émission de la facture, description de la prestation réalisée, montant de la prestation en HT, TVA, CGV)
Tarifs et promotions éventuelles
Le tarif doit être affiché en HT et en TTC le cas échéant.
La facture doit également préciser toute promotion appliquée (par produit concerné).
Bon à savoir : les factures doivent obligatoirement être numérotées par ordre chronologique. Chaque facture doit avoir un numéro unique, et celui-ci doit correspondre au numéro qui suit le précédent. Première astuce : vous pouvez les numéroter de façon très simple (1, 2, 3, 4, 5, 6…). Deuxième méthode souvent privilégiée, la numérotation avec précision de l’année en cours (2018-001, 2018-002, etc.). Cette dernière permet d’avoir une meilleure visibilité sur l’ensemble des prestations réalisées.
Date de livraison
La facture doit permettre de cadrer la mission : date de facturation, date de livraison des produits ou services (si celle-ci diffère de la date d’émission de la facture).
Il est aussi important de faire figurer une date limite de paiement (souvent à J+30). Le terme officiel utilisé est le suivant : « paiement comptant à réception de la facture ». De cette manière, le freelance se prémunit légalement de retards de paiement éventuels. Si le client ne règle pas en temps et en heure, il pourra alors appliquer des pénalités de retard.
Frais de recouvrement
Il est obligatoire de mentionner les frais de recouvrement sur votre facture.
Ces derniers s’appliquent automatiquement en cas de retard de paiement par un client professionnel (uniquement donc dans le cadre de prestations en B2B). Le montant de ces frais est fixé par décret. Autrement dit ? Ce n’est pas vous qui en choisissez le montant. Sur chaque facture, vous devez ainsi faire figurer : « En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 € ».
Conditions d’escompte
Certains freelances font le choix de demander un paiement anticipé. Dans ce cas, vous devez faire figurer sur la facture les conditions d’escompte. Dans le cas où aucun escompte n’est demandé, il suffit de préciser « Pas d’escompte pour règlement anticipé » figurera sur la facture.
Assurance
Cette mention concerne exclusivement les artisans ou les micro-entrepreneurs ayant une activité artisanale. Ces derniers sont dans l’obligation légale de souscrire une assurance professionnelle. Pour les autres, notamment dans le cas de prestations de service classique, ce n’est pas obligatoire.
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Où trouver un template de facture freelance ?
Plusieurs options :
Votre comptable ou outil comptable (Acasi, Indy, etc.) : beaucoup proposent déjà des templates ou une automatisation du sujet. Renseignez-vous.
Un outil de design comme Canva : il existe un large choix de modèles de factures que vous pouvez personnaliser à votre guise.
Votre banque : certaines banques en ligne proposent des outils de facturation pour les professionnels.
Qui paye la TVA en freelance ?
La TVA correspond à la Taxe sur la Valeur Ajoutée.
Cette dernière n’est pas collectée par l’Etat mais bien par les entreprises. Et les freelances n’échappent pas à la règle. Ils devront la collecter au moment de la facturation puis la verser ensuite. Il est important de ne pas l’oublier sinon vous pourriez vous retrouver à devoir payer des milliers d’euros que vous n’avez pas perçus.
Bon à savoir : si vous avez le statut de micro-entrepreneur, pas besoin de vous soucier de la TVA.
Quand envoyer une facture quand on est freelance ?
L’idéal est d’envoyer votre facture le plus tôt possible, dès que la mission est réalisée.
Cela permet de ne pas tarder à recevoir les paiements et de limiter les risques de trésorerie. Enfin, précisons quand même ici qu’il est obligatoire d’envoyer une facture au maximum 15 jours après la réalisation de la prestation. Ne tardez donc pas trop.
Pour aller + loin :
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